Để có ngày làm việc hiệu quả, dân văn phòng nên duy trì những thói quen tốt ngay từ hôm nay.
Nếu như bạn có thói quen rầu rĩ vào buổi sáng, hãy rũ bỏ nó đi và đến văn phòng với một thái độ tích cực.
Theo khảo sát, những giờ đầu tiên tại công sở thường có tác động quan trọng đến hiệu quả làm việc cho cả ngày. Vì vậy, bạn cần tạo cho mình những thói quen tốt cho công việc vào buổi sáng để từ đó nâng cao năng suất cũng như thúc đẩy đam mê của bạn khi làm việc. Với sự giúp đỡ của các chuyên gia nhân sự, trang Forbes đã tổng hợp 15 việc cần làm khi vào buổi sáng đối với dân mặc đồng phục công sở, mời các bạn cùng tham khảo:
1. Đến đúng giờ
Điều này khá rõ ràng, tuy nhiên một số người không nhận thức được đến muộn không chỉ gây ấn tượng xấu, mà còn có thể làm ảnh hưởng tinh thần cho cả ngày. “Đến đúng giờ hoặc sớm hơn một chút giúp bạn tạo cảm giác hài lòng và có thời gian chuẩn bị tư duy cho ngày mới”, Lynn Taylor, chuyên gia nhân sự và tác giả cuốn sách Tame Your Terrible Office Tyrant, nói.
2. Dành 5 phút
Sau khi thở sâu, hãy dành cho mình 5 phút để chuẩn bị bản thân, tiến sĩ Micheal “Dr. Woody” Woodward, nhà tư vấn tâm lý cho các tổ chức, chia sẻ: “Đây là cách tốt để chúng ta thiết lập nhịp điệu cho cả ngày. Đừng cho phép mình bị cuốn ngay vào sự điên cuồng trong công việc của các đồng nghiệp”. Danh sách email dài dường như là đang kêu gọi sự chú ý của bạn, nhưng cần phải tìm thấy khoảng khắc cho bản thân trước khi cắm đầu vào một ngày mới.
3. Thở sâu
“Thở sâu, nắm chặt hai bàn tay để tập trung trí não”, Micheal Kerr, diễn giả về kinh doanh quốc tế và chủ tịch Humor at Work chia sẻ. “Nhiều người đến làm việc với tâm trạng khó chịu vì chưa hoàn thành các công việc ở nhà, sau đó lại phải trải qua quãng đường kinh khủng đến công ty, và rồi lại bị cuốn vào áp lực công việc”. Hãy tìm thời điểm để chậm lại, và bạn sẽ thấy tạo thói quen tập trung bản thân có thể tạo ra những điều kỳ diệu.
4. Mỗi ngày là một sự bắt đầu mới
Có thể bạn còn dự án hay cuộc trao đổi dang dở từ chiều ngày hôm trước – nhưng hãy cố gắng xem mỗi ngày là sự bắt đầu mới. David Shindler, chuyên gia tuyển dụng và tác giả cuốn sách Learing to Leap cho biết: “Hãy để lại tàn dư từ ngày hôm trước ở phía sau và sẵn sáng bắt nhịp, đạt hiệu quả cao với những gì đang xảy ra ngay khi bắt đầu ngày mới".
5. Lập danh sách công việc trong ngày (to-do list)
Giờ làm việc đầu tiên là thời điểm tốt nhất để đánh giá mức ưu tiên các đầu việc và tập trung vào những việc mà bạn nhất thiết phải hoàn thành, diễn giả Kerr nói: “Rất nhiều người bị phân tán vào đầu buổi sáng với những hoạt động không quan trọng như sa vào ma trận email, trong khi có nhiều việc quan trọng khác phải làm”. Hãy tạo danh sách việc làm (to-do list), hoặc là cập nhật những việc bạn đã chuẩn bị vào ngày hôm trước sau đó cố gắng bám vào đó. Tuy nhiên, nếu sếp bạn có yêu cầu cấp bách, hãy sắp xếp lại mức độ ưu tiên của các đầu việc trong danh sách.
Anita Attridge, chuyên gia huấn luyện của Five O’clock Club, tổ chức chuyên về đào tạo phát triển sự nghiệp, chia sẻ kinh nghiệp khi chuẩn bị to-do list, hãy xác định việc nào cần phải hoàn thành ngày hôm nay và việc nào có thể hoàn thành vào hôm sau và đặt mức ưu tiên cho từng việc. Ngoài ra xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bản thân và xếp lịch dựa vào đó. Hãy dành giờ cao điểm để làm những việc quan trọng nhất.
Thói quen lập To-do-list có thể sẽ giúp bạn giải quyết công việc một cách hiệu quả.
6. Không ủ rũ
Bạn sẽ phải chú ý đến tâm trạng của mình và ý thức được sự ảnh hưởng của nó đến những người khác. “Đầu và cuối ngày là những lúc mà tâm trạng có ảnh hưởng mạnh nhất”, Shindler nói. Nếu như bạn có thói quen rầu rĩ vào buổi sáng, hãy rũ bỏ nó đi và đến văn phòng với một thái độ tích cực, có thể dùng 1-2 cốc café nếu cần thiết.
Kerr nói thêm: “Giờ làm việc đầu tiên sẽ thiết lập ‘mức tinh thần’ cho thời gian còn lại của ngày, thế nên từ quan điểm cảm xúc, đó là thời điểm quan trọng nhất trong ngày. Một dấu hiệu tiêu cực có thể ảnh hưởng đến toàn đội và làm cho mọi người có cảm giác như đi nhầm giày trong suốt cả ngày hôm đó”.
7. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Sắp xếp và tạo môi trường làm việc sạch sẽ sẽ tạo hứng khởi cho ngày làm việc. Điều đó cũng giúp tránh nhầm lẫn. “Nếu sếp hoặc đồng nghiệp dừng ở bàn làm việc của bạn và để lại mẩu giấy nhắn họp đột xuất sau 8 phút, nhưng không biết để ở đâu trên đống giấy tờ trên bàn, bạn đã bị điểm trừ”, Taylor nói. “Ngoài ra, đối với nhiều người, khó để suy nghĩ rành mạch, hay quên những việc quan trọng và cảm thấy bị áp lực nếu họ có cảm giác đang phải chiến đấu với đống giấy tờ trên bàn”. Lý tưởng nhất, hãy bỏ hết những thứ không cần thiết trên bàn vào chiều hôm trước để có khởi đầu thoải mái trước khi bật máy tính vào buổi sáng ngày hôm sau.
9. Hội ý nhanh với đồng nghiệp
“Họp nhanh trong 5-10 phút với cả đội cũng có thể là cách hữu hiệu cho nhiều người để bắt đầu ngày mới”, Kerr nói. Hãy trao đổi thông tin quan trọng hoặc chia sẻ mục địch làm việc trong ngày của bạn với người trong đội, nhóm của mình. “Trao đổi nhanh giúp mọi người tập trung và quan trọng hơn, giúp xây dựng sự kết nối. Đồng thời, công khai mục đích trong ngày của mình, xác suất đạt được nó sẽ tăng lên đáng kể”.
10. Không bị phân tán bởi thư điện tử
Điều này khó thực hiện đối với nhiều người - nhưng các chuyên gia đều thống nhất rằng bạn không nên kiểm tra email như là việc làm đầu tiên trong ngày. Hãy đọc và trả lời những email cấp thiết nhất. “Không phải tất cả email đều quan trọng như nhau, hãy tạo kỹ năng lướt qua danh sách email và chỉ trả lời những thư khẩn cấp nhất để có thể kiểm soát thời gian cho các hoạt động khác”, Attridge nói. Sẽ còn khoảng thời gian khác xuất hiện trong ngày để trả lời các email ít quan trọng hơn.
Hãy tạo kỹ năng lướt qua danh sách email và chỉ trả lời những thư khẩn cấp nhất.
Tại sao phải kiềm chế kiểm tra email? “Đối với nhiều người, email và web có thể tạo ra sự phân tán và lãng phí thời gian lớn, đặc biệt là vào buổi sáng”, Kerr nói, “Khi kiểm tra email, rất dễ click để xem video hài hước mà ai đó gửi cho bạn, rồi trôi dần đến kiểm tra tỷ số trận bóng đá, rồi tin tức mới… trước khi nhận ra, 30 phút đã trôi qua và lịch làm việc của bạn đã bị phá vỡ ngay từ khi chưa bắt đầu làm việc.
11. Thực hiện những cuộc gọi và gửi những email quan trọng
Nếu như cần liên hệ với ai đó trong ngày, hãy gọi hoặc gửi email vào đầu buổi sáng. Nếu đợi đến trưa, xác suất lớn là bạn sẽ không nhận được phản hồi trước khi rời văn phòng. “Không có gì khó chịu hơn là cố gắng để hoàn thành việc gì đó mà không nhận được trả lời của người liên quan”, Taylor nói. “Nếu bạn đưa ra những câu hỏi hoặc gửi email trước giờ cao điểm, bạn sẽ có những gì mình cần trong ngày”.
11. Để ý đến hộp thư thoại
Mặc dù hộp thư thoại đã trở nên lạc hậu trước điện thoại di động và email, nhưng nhiều người vẫn để lại lời nhắn. Nếu không để ý, bạn có thể bỏ qua thứ gì đó quan trọng.
12. Tận dụng sự tỉnh táo của đầu óc
“Nhiều người cảm thấy bộ não của họ hoạt động tốt nhất vào buổi sáng, và buổi sáng cũng là thời gian sáng tạo và hiệu quả nhất của họ”, Kerr chia sẻ, “Hãy sử dụng tốt nhất bộ não mình và sắp xếp những hoạt động cần nhiều chất xám nhất vào buổi sáng”.
14. Bố trí nghỉ giải lao vào giữa buổi sáng
“Đây là thời gian để bạn làm mới lại bản thân để duy trì động lực cho những hoạt động tiếp theo”, chuyên gia Attridge nói.
15. Hoạt bát
Buổi sáng khi đến văn phòng, bạn cần phải hoạt bát, cả về đầu óc lẫn thể chất, đặc biệt là nếu bạn giữ vị trí lãnh đạo trong công ty. “Một trong những lời than phiền nhiều nhất tôi nghe thấy từ phía các học viên là sếp đi lướt qua họ vào buổi sáng mà không có lấy một nụ cười”, Kerr nói. “Dành thời gian để kết nối với các nhân viên của mình là rất cần thiết, và làm những việc tưởng chừng nhỏ nhặt như giao tiếp bằng mắt, mỉm cười, hỏi thăm, và tìm hiểu xem họ cần giúp đỡ gì – điều này giúp bạn nắm bắt được tâm trạng, và thiết lập nhịp điệu cho cả đội”.
xaluan.com
0 comments:
Post a Comment